Maior que uma estratégia de negócios, estar conectado a tecnologia e o mundo digital é uma necessidade para qualquer empresa.

A tecnologia está fazendo parte cada vez mais da vida das pessoas, e é necessário que todo o profissional independente da área de atuação, conheça esse cenário e saiba utilizar tais recursos a favor do seu negócio.

A tecnologia no sentido de inovar e oferecer mais produtos, cada vez em mais, diferentes âmbitos, se a própria da tecnologia para realizar projetos inovadores.

Mas como colocar em prática o uso destas ferramentas de forma eficiente para o Pilates?

Como gerenciar seus alunos

Devido à quantidade de alunos e os horários muitas vezes flexíveis às vezes pode se tornar difícil controlar a contabilização de aulas por alunos, número de faltas, reposições e mensalidades, principalmente quando se é gerido mais de um estúdio, onde consequentemente existe maior quantidade de alunos e professores.

Existem situações que podem ser abolidas se modernizadas como, por exemplo:

• A forma já considerada defasada de organização como o uso de Excel no controle de pagamentos e inadimplências;
• Anamnese e fichas anotadas em papel;
• Necessidade de guardar mentalmente horários e alunos porque a agenda ficou no estúdio;
• Remarcação de aula através do aplicativo Whatsapp

Acontecimentos assim podem ser dinamizados através da contribuição da tecnologia quando implantada no estúdio de Pilates.

O avanço pode ser conseguido através de um conjunto de elementos lógicos de um computador ou sistema de processamento de dados, programa, rotina ou conjunto de instruções que controlam o funcionamento de um computador.

Assim pode ser facilitado à administração de um estabelecimento, trazendo benefícios em um curto espaço de tempo.

As soluções em software complementam a gestão empresarial, seja ela micro e pequenas empresas permitindo a organização e controle das informações, autonomia e otimização dos processos para alavancar resultados, reduzir custos e melhorar a eficiência dos negócios.

Assim, conta com inúmeros recursos e rotinas que vão auxiliar no gerenciamento financeiro e organizacional da empresa.

Existem diversos tipos de softwares de gestão que auxiliam na organização de estabelecimentos, que podem ser facilmente encontrados na internet, podendo também ser utilizados em um estúdio de Pilates.

Todavia a proposta neste texto será mostrar os benefícios dos que são criados especificamente para o gerenciamento focado no estúdio de Pilates.

Benefícios do uso de Softwares de Gestão de Estúdio de Pilates

A proposta de softwares de gestão para os estúdios é a integração de todos os setores a fim de gerenciar e agrupar os processos, facilitando assim a melhoria organizacional do estúdio.

Ou seja, tornar mais prático tudo que está em torno da gestão do negócio; O controle dos serviços prestados aos clientes e a parte financeira, tanto em torno dos profissionais prestadores de serviço até as mensalidades pagas pelos clientes.

Com essa intenção, é possível encontrar no mercado alguns softwares de gestão específicos para serem utilizados em empreendimentos voltados para a área de saúde, inclusive voltados para os estúdios de Pilates.

Quesitos como, por exemplo:

• Produzir a folha de remuneração de seus funcionários por comissão ou valor fixo;
• Controlar e gerenciar a agenda de seu estúdio em um único espaço, com diferentes visões, professor, gerente e aluno;
• Observações que devem ser lembradas;
• E-mail marketing para estreitar o relacionamento com os clientes e funcionários;
• Avisos como evasão, fluxo de caixa, assiduidade de clientes, conta a pagar, inadimplência,
• Verificação de avaliação física podendo ao final ser enviado para o cliente e posteriormente ser feito o comparativo de ganho de flexibilidade ou melhora postural, também são quesitos que podem ser pontuados em um programa criado com está finalidade.

É necessário que os estúdios sejam regidos de uma forma disciplinada e responsável para que a empresa esteja sempre organizada e possa progredir.

O crescimento do Pilates como modalidade cresceu 250% a mais no mundo desde 2001, podemos perceber isso de acordo com a quantidade de estúdios abertos em funcionamento também nas modalidades novas criadas a partir do Pilates clássico.

Junto com esse crescimento vem à concorrência e a necessidade de se atualizar e melhorar seu serviço para que seja considerado o melhor ou um dos melhores na sua esfera.

Mostrar-se preocupado com o seu ambiente de trabalho e o serviço prestado (não só durante as aulas) é a chave para o sucesso.

O investimento na compra de softwares de gestão ajuda no controle e na gestão de uma forma tecnológica, através da organização de todo o fluxo da instituição em um estúdio de Pilates.

Além das propostas citadas, existem outras funções que podem ser encontradas como:

1. Consultar a lista de aulas do dia;
2. Horários de atendimento do aluno;
3. Visualizar datas das aulas;
4. Anotar observações sobre professor, alunos, e exercícios;
5. Status das aulas (se confirmada, cancelada, falta, reposição, reserva e experimental);
6. Além disso, pode também influenciar nas aulas, através de anotações sobre os exercícios praticados ou até mesmo banco de imagens de exercícios.

Vantagens de um Software de Pilates

O ponto positivo desse tipo de serviço é que no futuro não se perderá tanto tempo fazendo a contabilidade devido à organização automática, além de dar mais autonomia aos outros profissionais, caso tenha uma equipe trabalhando junto.

A partir do momento que todos têm acesso a agenda, por exemplo, se gasta menos tempo na busca de remanejamento ou colocação de alunos.

Além disso, caso o profissional perceba que pode ser o perfil de seus alunos, os pagamentos das mensalidades podem tornar-se também online, assim como a cobrança e lembrete para o vencimento do contrato em regimento, dando a liberdade de pagamento 24h ao dia.

Isso ajuda a controlar custos e a analisar os resultados ao final do período.

Existem alguns sites que disponibilizam o teste gratuito dos programas apenas limitando o número de aluno para que o profissional, por exemplo, dando a oportunidade de testar gratuitamente o sistema para até 15 alunos, ou pode ser habilitado por algum determinado tempo e depois decidam se irão adquirir o produto.

Existem alguns softwares de gestão já disponíveis no mercado, tanto para a compra do aplicativo ou sistema, os quais devem ser instalados e também para os que podem ser utilizados de forma online diretamente no site.

Com o progresso da tecnologia na nuvem (sistema que registra arquivos e programas na internet) o custo dos softwares de gestão diminuiu muito.

Hoje em dia são comuns empresas de tecnologia proporcionar softwares de gestão com diferentes módulos, que vão de funções fundamentais às mais avançadas.

O cliente paga uma mensalidade pela licença de uso e, comumente, tem direito a suporte remoto, ou seja, ajuda na resolução de problemas por meio da internet e atualizações dos softwares de gestão.

Essa por sua vez traz sempre melhorias como acoplamento de mais elementos e/ou atualização de dados.

O valor em torno da taxa mensal de um software para gestão empresarial no Pilates, através de pesquisas feitas via on-line, podem ir de R$ 24 reais a R$ 60, ou seja, em torno de R$ 600 anualmente para um programa mais rico em detalhes, com direito a gráficos orçamentários, banco de exercícios, agenda inteligente compartilhada, utilização integrada entre smartphone, tablet e computador, envio de SMS com avisos, entre outros.

Dessa forma, a pequena empresa não necessita investir em um setor ou profissional de tecnologia da informação. Programas de gestão são fundamentais para o sucesso de um negócio.

Em um mercado cada vez mais competidor, é importante fazer mais com menos, ou seja, ter produtividade.

E os softwares de gestão auxiliam a ganhar eficiência.

Concluindo…

Apesar de esses programas darem mais autonomia aos instrutores, ninguém cuidará tão bem do estúdio quanto o próprio dono.

Portanto mesmo quando organizado, para manter o ritmo e o espirito em equipe é necessário continuar a ocorrer reuniões e troca de informações sobre os clientes e as melhorias que podem ser realizadas, feedback é sempre importante.

Com o ganho de tempo entre a contabilidade e a gestão graças à tecnologia, outras benfeitorias por consequência serão agregadas se realizadas, tornando a atmosfera agradável para todos que ali convivem.

Assim, sem falar na economia através da diminuição de gastos com papéis por meio de impressões de fichas, contratos, horários e afins, além disso, o meio ambiente também agradece. O benefício surge como um todo.

Os clientes ficarão mais satisfeitos com a agilidade, seja na forma de terem em mãos seus horários a qualquer hora e na realização do pagamento (caso seja opção do estúdio aceitar a forma de pagamento on-line), ou seja, na organização dos horários entre os professores.

Apesar da existência de alguns softwares de geestão, não poderia dizer se no Brasil é usual fazer uso desses programas, quando comparado à quantidade de estúdios por cidades.

Por conta disso gostaria de saber nos comentários como os leitores profissionais da área costumam reger seus negócios, e principalmente se fazem uso de algum software para organização, seja ele voltado para o Pilates exclusivamente ou algum outro criado para a gestão empresarial.