Um bom contrato é parte de um conjunto integrado das ações da gestão do estúdio e sua função principal é proteger ambas as partes de problemas legais. Este documento firma por escrito o compromisso da empresa em prestar integralmente o serviço contratado e estabelece as regras para que a prestação se torne viável. Nesta matéria vamos dar algumas dicas de como fazer um contrato de prestação de serviço para seu Studio de Pilates.

O ideal é que toda a empresa seja assessorada por advogados e contadores. Mas nem todo negócio conta com este suporte desde o início. A ausência de um contrato bem elaborado pode ocasionar em conflitos. Por exemplo, quando o cliente deseja algo que a empresa não pode oferecer sem ônus, que é o caso comum das reposições sem antecipação do cancelamento da aula ou mesmo o caso dos cancelamentos de pacotes ainda não finalizados.

Quem está à frente do negócio sabe que mesmo um contrato bem elaborado não resolve por completo problemas como faltas, reposições, feriados e especialmente não são responsáveis por reter clientes.

Contrato não é ferramenta de comunicação com o cliente

As principais normas da empresa devem ser comunicadas com clareza. Uma possibilidade é fixá-las em local visível e de forma clara ainda que sejam especificadas em contrato. Do contrário, muitos clientes vão alegar que “não sabiam” de determinada regra e então, mesmo com o contrato assinado, o cliente vai se sentir lesado, por isso o contrato de prestação de serviço para seu Studio de Pilates é muito importante!

A melhor coisa que fiz foi colar um adesivo bem grande na parede da recepção do meu Studio com as principais normas. Antes disso, os eventuais conflitos me frustravam, pois mesmo com as regras num contrato assinado, regras na assinatura de todos os e-mails para clientes e a equipe explicando regra por regra diariamente, escutava dos meus clientes que eles “não sabiam” disso ou daquilo. Depois de fixar as regras, tudo mudou. Meus clientes elogiaram a iniciativa e nunca mais tive este problema. Simples né!?

Tenha em mente que se você precisar usar o seu contrato como prova de que sua empresa está certa é porque a sua comunicação com o cliente está falha.

Partindo dessa máxima, juntei aqui algumas dicas para quem não tem contrato ou está pensando em aprimorar o contrato atual. Vou apresentar em tópicos uma visão geral dos itens que podem ser adicionados em um contrato.

Contrato de prestação de serviço para seu Studio de Pilates

1. Início do contrato com: título do contrato, dados da contratada e da contratante. Deixe um espaço para a descrição dos serviços contratados com nome do plano, valor pago, descontos, número total de aulas ou quantidade de sessões por semana, duração do plano.
2. Otimize o tempo: os dados do cliente e plano pode ser escrito à mão em contratos de gaveta já impressos. Lembro que no começo eu queria imprimir um a um. Perdia um tempão.
3. O corpo do contrato. Aproveite este espaço para inserir o que é fundamental para o bom funcionamento do seu espaço. Você pode estabelecer as regras em relação a: agendamento, reposições, faltas, atrasos, bloqueios por motivo de saúde ou falecimento na família, férias do plano, férias da empresa, feriados e emendas, multa para cancelamento de contrato antes do término de um plano promocional, inadimplência, achados e perdidos, armários, danos e tudo o que você julgar importante.
4. Existem situações em que a empresa se reserva o direito de impedir o cliente de fazer aula, por exemplo: se um cliente chega com uma doença infecto contagiosa, quer fazer a aula agendada, pode? Escreva se há obrigatoriedade de exame médico, de avaliação física ou análise postural, prazo para refazer e seus valores, caso o estúdio cobre à parte.
5. Os serviços contratados ou parte deles, podem ser transferidos para outra pessoa? Acompanhantes não são aceitos em alguma situação? Se for importante para sua empresa, deixe isto claro no contrato.
6. Como seu Studio realiza reajustes? Se ao alterar a tabela de preços os contratos vigentes também forem afetados, determine uma porcentagem máxima ou um índice para reajuste. Mas se o reajuste só afeta contratos celebrados após o reajuste essa cláusula não será necessária.
7. Finalização do contrato: reserve um espaço para preenchimento das datas de início e término do plano. Estabeleça como Foro a comarca mais próxima do seu estabelecimento. Firme o contrato de comum acordo em duas vias de igual teor, datado e assinado por ambas as partes. Estabelecer o Foro da comarca da sua cidade evita que uma ação seja movida de outro estado. Essa situação é rara mas previne custos com estadia, hospedagem e advogados em outra cidade. Crie um contrato objetivo de uma a duas páginas, no máximo.

Lembre-se que o contrato de prestação de serviço para seu Studio de Pilates é uma celebração de acordo e não uma ferramenta de comunicação com cliente, muito menos garantia de retenção.

E você tem alguma dica para compartilhar com a gente?

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