Como controlar a frequência do seu cliente? Essa é uma das diversas perguntas que recebo todos os dias quando o assunto é o atendimento dentro do Studio de Pilates. Com a correria do dia a dia, quando nosso cliente ainda não conseguiu assimilar essa nova rotina é preciso um trabalho ativo por parte da empresa para que evite o excesso de faltas ou o acumulo de pedidos por reposições.
Nesse texto você irá encontrar algumas dicas para começar a gerenciar a agenda dos seus alunos e assim gerar mais benefícios para ele e para você, dando continuidade ao treinamento.
Organizando a agenda
O primeiro passo antes de cobrar do cliente a sua presença, é manter a agenda dentro do Studio de Pilates em perfeita harmonia, organização e principalmente atualizada.
Hoje existem diversos sistemas que facilitam o agendamento do cliente de maneira progressiva e organizada, mas se ainda não chegou a hora de partir para esses sistemas a velha planilha impressa para o mês todo, já é de grande ajuda quando o assunto é marcação de horário.
Você deve estar se perguntando, mas que modelo simples é esse que você está falando Felipe? Eu anotava meus atendimentos na agenda normal, igual agenda de médico e vivia me perdendo nas anotações e desmarcações, para acabar com essa dúvida estou disponibilizando abaixo a estrutura de agenda que utilizo hoje dentro do meu Studio de Pilates, para que entendam do que estou falando.
Imagem 1 – Folha da esquerda A4 vertical
Imagem 2 – Folha da direita A4 vertical
Nas imagens podemos observar uma semana de funcionamento da empresa a partir de dois horários de agendamento, servindo como exemplo para que vocês possam montar o seu modelo de agenda de atendimento.
Como pode ser observado na imagem, tentamos colocar o maior número de informações que facilitem nosso funcionamento durante o dia de trabalho, logo, a agenda possui espaço para o agendamento de até quatro clientes por horário.
Como utilizar a agenda?
Na primeira coluna após o espaço para o nome e sobrenome do cliente temos o espaço para marcar se esse cliente que está sendo agendado é fixo do horário ou apenas realizando uma reposição, no caso de adiantamento de horário tratamos como reposição, apenas para manter a ordem da agenda.
Em seguida existe o espaço com um cifrão, que significa exatamente isso que você está pensando, prazo para cobrar nosso cliente caso ele esqueça de realizar o pagamento, usamos essa coluna para nos lembrarmos de cobra-los.
A coluna do lado que apresenta (F/P) é onde fazemos o check in do nosso cliente, todo início de atendimento, marcamos a presença ou falta do nosso cliente nessa coluna, essa informação facilita na hora que passo para o controle do computador.
Por último, no final da semana, existe o espaço observação, onde colocamos os telefones dos clientes que marcarem sua primeira visita, para que possamos entrar em contato na semana de seu atendimento.
Passado as dicas de como criar uma agenda vamos as principais dicas para não perder os clientes por desorganização da agenda.
Como fidelizar seu aluno ao Studio de Pilates?
Para criar a fidelização, como eu disse acima, precisamos, primeiramente, não nos perder em nossa agenda e após isso segue algumas dicas:
Seja babá do seu cliente: Isso quer dizer, toda vez que você perceber que seu cliente começou a faltar, ou, aparentar perda de interesse, procure ele, ligue, mande e-mail, tente entender o porquê esse cliente está se afastando.
Ligue após a primeira aula: Sabe aquela história do primeiro encontro, que a mulher sempre fica esperando o homem ligar? Nosso cliente espera a mesma coisa, estamos na fase de fidelização ainda, então quando seu cliente for pela primeira vez, não esqueça de ligar para lembra-lo, afinal Pilates é uma nova realidade na vida dele.
Crie uma lista de espera: Ter uma lista de espera é importante, pois demostra seu interesse no cliente e não deixa que você venha a perder clientes que tenham interesse em fazer parte da sua empresa. Na lista de espera você também pode colocar o interesse dos clientes fidelizados para outros horários, assim facilitando na hora que vagar o horário e permitindo uma melhor fluidez da agenda, caso você possua domínio de ACCESS, pode criar um banco de dados com as informações necessárias para criar essa lista.
Mantenha a agenda sempre atualizada: Não importa o que você decida fazer, mantenha sempre sua agenda atualizada, mantenha os clientes fixos anotados e principalmente, sempre procure os clientes que não estão comparecendo.
Considero que esse modelo de agenda atende diversos espaços e facilita muito o dia a dia da recepcionista ou até mesmo dos instrutores e na recepção do seu Studio de Pilates. Mas se você está um passo à frente e com disposição para investir dinheiro em sistemas mais rebuscados, hoje existe no mercado sistemas de controle de estúdios que permitem além do agendamento do atendimento de maneira personalizada, também o envio de sms ou mensagens pelo whatsapp como lembrete do atendimento agendado, do pagamento que está perto de vencer, mensagens de parabéns no aniversário ou até mesmo felicitações pelo tempo de fidelização junto a empresa.
Concluindo…
Em momento de crise, uma agenda organizada facilita para que pequenos erros não façam com que seu cliente saía da sua empresa por motivos que você desconheça.
Espero que esse artigo venha ajudar a todos a criar uma agenda que mantenha o cliente sempre presente, afinal de contas não basta anotar, por muitas vezes é preciso ligar e ficar correndo atrás do cliente para que ele não esqueça que precisa ir ao Studio de Pilates.
Como você organiza sua agenda? Conte para gente nos comentários!
