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Uma plataforma de gestão pode ser muito útil para gerenciar empreendimentos que possuem chances de crescimento, entre outros aspectos.

Um exemplo disso é a  administração de um estúdio de Pilates que inclui desafios como cuidar do bem-estar dos alunos. 

Quem procura por um estúdio de Pilates está em busca, antes de tudo, de saúde física e mental.

Por isso, cada elemento desse local precisa refletir as expectativas de calma e serenidade dos consumidores.

Alguns dos elementos que são levados em conta pelos alunos e pessoas interessadas, são:

Essas, são diversas tarefas que podem ser muito beneficiadas por um sistema de gestão integrado e automatizado.

Sendo assim, continue lendo o texto para saber mais sobre sistemas de gestão empresarial, suas funcionalidades e os benefícios de investir em soluções automatizadas para o seu estúdio de Pilates. 

Sistema de gestão: o que é?

Os sistemas de gestão são softwares que servem para gerenciar todas as operações dentro de uma empresa.

É uma das ferramentas principais para a automatização de processos, seja de uma fábrica de bobinas plásticas picotadas ou de um estúdio de Pilates.

A partir da aplicação de um sistema desse tipo, todas as informações do estúdio estarão acessíveis em uma plataforma  de gestão só.

Como consequência, os funcionários do estabelecimento terão uma visão mais ampla e assertiva sobre ele.

Existem dois modelos de sistemas de gestão: CRM e ERP, ambos serão melhor explicados nos tópicos seguintes.

CRM

O Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português) serve para otimizar a gestão de contatos da empresa.

Com o CRM é possível coordenar todas as informações dos alunos de um curso de gerente de vendas para personalizar o atendimento, por exemplo.

Isso inclui a possibilidade de analisar o histórico de cada cliente e trabalhar para ter um nível maior de fidelização.

ERP

O Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos da Empresa) é próprio para fazer o controle dos recursos financeiros do empreendimento.

Sendo assim, ele é um grande auxílio para o gerenciamento do faturamento, das compras, das operações administrativas e do pagamento de impostos.

Por esse motivo, ele é essencial para todas as atividades de um estúdio de Pilates. Sejam elas relacionadas aos alunos ou a questões logísticas.

Por exemplo, se um estúdio de do interior de São Paulo precisar fazer uma vistoria veicular em Campinas de um de seus veículos, o ERP pode ser útil para adequar os gastos ao orçamento e ainda organizar esse serviço. 

Sendo assim, o ERP contribui para o melhor gerenciamento dos recursos do estabelecimento. 

Sistema de gestão e suas diversas aplicações

Dependendo das razões pelas quais você busca um software de gestão existem ferramentas mais e menos indicadas.

É recomendável conhecer as funções específicas de cada sistema e plataforma de gestão para poder fazer uma boa escolha.

Dito isso, separamos as funções mais importantes para explicá-las melhor nos tópicos a seguir, acompanhe.

Gestão financeira

Um estúdio de Pilates tem diversas despesas e receitas que precisam ser administradas de maneira eficiente para garantir o sucesso do estabelecimento.

Entre as despesas previstas, podemos citar aluguel, conta de luz, conta de água, terceirizar folha de pagamento, manutenção e marketing.

É importante organizar esses elementos para ter uma boa noção da despesa e do lucro que o empreendimento dá.

Além disso, a gestão financeira é útil para analisar o que pode ser melhorado na administração dos recursos.

Gestão comercial

A gestão comercial lida com a precificação, pesquisas de mercado, relacionamento com clientes e fornecedores e escolha dos pontos de venda.

Todos esses aspectos são vitais para um estúdio de Pilates, bem como para uma empreiteira em busca do preço de mão de obra na piscina de alvenaria.

Essa gestão é essencial para definir os elementos principais do estúdio, como preço e tipo de atendimento.

Também é importante para guiar a atuação do gerente do estúdio, o profissional responsável pela definição das metas da empresa.

Gestão técnica

Essa é uma gestão voltada exclusivamente para o atendimento ao cliente e para as estratégias de fidelização do público.

Estudar a fundo o perfil do público-alvo para identificar as necessidades e as opiniões dele oferece matéria-prima para uma gestão técnica de qualidade.

Assim, você tem meios para saber os tipos de aprimoramentos que são pertinentes para o estúdio, como comprar porta de ferro ou investir em um sistema de ar condicionado.

Há também a possibilidade de desenvolver pacotes para clientes de longa data como uma forma de diferenciação.

Quais são os benefícios de um sistema de gestão?

Por fim, chegou a hora de você conhecer os benefícios que o uso de um sistema de gestão pode representar para a sua empresa.

Portanto, vamos detalhar as principais vantagens concretas do uso desse tipo de tecnologia, confira.

Finanças mais organizadas

Com um sistema de gestão você vai poder acompanhar as informações de cada aluno, como número de aulas realizadas e pagamentos.

Ao fazer esse controle o estúdio de Pilates não terá problemas com alunos devedores, por exemplo.

Os custos de manutenção do estúdio, como aluguel e contas de luz, também podem ser acompanhados pelo sistema.

Para se ter uma ideia do quão importante é esse recurso, um estúdio em São Paulo que tenha contratado uma contabilidade na Zona Sul de SP poderá organizar todas as informações e até o serviço da contabilidade pela plataforma de gestão.

Acompanhamento da manutenção

Não é novidade que os exercícios de Pilates exigem uma série de equipamentos para serem feitos com qualidade.

Com isso, fazer manutenções periódicas se torna vital para o sucesso do empreendimento. Felizmente, os sistemas de gestão também podem te ajudar nesse aspecto.

Portanto, basta adicionar os dados referentes à manutenção para saber exatamente quando ela deve ser feita. 

Gerenciamento de aulas

À medida que chegam mais alunos, a tendência é que o gerenciamento de aulas de Pilates fique mais complicado.

O auxílio de um software voltado para a gestão garante que todo o processo de administração das aulas seja feito com excelência.

Há até mesmo a possibilidade de disponibilizar a grade de horários no site do estúdio para que os próprios alunos se registrem conforme horário e disponibilidade.

Inclusive, isso diminui as atribuições dos professores, deixando-os menos sobrecarregados e mais livres para se dedicarem a aprimorar as aulas.

Fidelização dos alunos

O CRM, um dos tipos de sistemas de gestão que mostramos ao longo do texto, é essencial para a realização de um atendimento personalizado e atencioso.

A partir dos dados fornecidos pelo cadastro de todos os alunos, os atendentes do estúdio podem identificar eventuais quedas de frequência, por exemplo.

Depois, portanto, é pertinente entrar em contato com os alunos faltantes para perguntar os motivos da ausência e se mostrar disponível para melhorar qualquer ponto levantado.

Dessa maneira, evita-se perder clientes, e acima de tudo, cuida-se de toda a base de alunos, o que é extremamente necessário.

Automatização de processos

Nos tempos atuais, no qual, precisamos economizar tempo, não é mais viável fazer o cadastro de clientes manualmente em planilhas ou em cadernos.

A ferramenta de gestão automatiza esse processo, o que reduz a sobrecarga de tarefas do corpo de funcionários.

Além disso, o risco de obter informações erradas é praticamente nulo, por esse motivo, o estabelecimento ganha eficiência e transparência.

Informações mais acessíveis

Todos os dados do sistema ficam armazenados em nuvem, o que quer dizer que podem ser acessados pelos funcionários a qualquer momento de qualquer dispositivo.

Do mesmo modo que reunir a documentação de moto zero fica mais trabalhoso se apenas documentos físicos são aceitos, administrar todos os setores do estúdio  de maneira analógica também traz dor de cabeça.

Tendo em mente que o uso das tecnologias é fundamental para um gerenciamento mais eficaz das empresas.

Conclusão

Assim sendo, a escolha de uma boa plataforma de gestão deve levar em conta as necessidades e as condições de cada estabelecimento.

Dessa mesma forma, toda a equipe precisa ter aulas de capacitação para que a administração do software seja satisfatória.

Assim como, ter profissionais plenamente instruídos garante que os sistemas sejam bem empregados no dia a dia do estúdio .

Isso é ainda mais verdadeiro se estamos falando de um estabelecimento que vai migrar da administração totalmente analógica para uma solução tecnológica.

Por esse motivo, é importante ter a percepção de que toda a dinâmica do negócio vai ser alterada. Portanto, a migração deve ser realizada com base em objetivos concretos.

Por isso, analise com cuidado as opções disponíveis no mercado e procure auxílio especializado para fazer a instalação do software.

Não se esqueça de que a plataforma de gestão deve ser uma ferramenta para concretizar estratégias mais completas.

A automatização por si só não vai trazer tantos benefícios a curto prazo. Ela precisa estar condicionada a uma metodologia de ação focada em produtividade e evolução constantes.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.